איך תעברו לחתימה דיגיטלית לעסק ללא כל חשש?

הניחו את העטים בצד! חתימה דיגיטלית היא כלי שימושי שיכול לייעל את העסק שלך. היא מחליפה את החתימה המסורתית בכתב יד, וכך חוסכת זמן יקר, ניירת ומקום אחסון. החתימה הדיגיטלית לא רק שמייעלת את העבודה, אלא שחתימה דיגיטלית התואמת לחוק חתימה אלקטרונית התשס"א-2001, מעניקה למסמך גם תוקף משפטי ושומרת עליך ועל העסק שלך. קיימים מגוון ספקים ופתרונות, המחייבים השקעה ראשונית ולעיתים גם היקשרות ארוכת שנים עם ספק השירות, אז איך תדעו שבחרתם נכון? נעשה סדר פשוט.

אין כמעט עסק שלא מתנהל היום במרחב הדיגיטלי. המהפכה הטכנולוגית הביאה לכך שגם מסמכים עברו לפורמט דיגיטלי, והצורך להדפיס מסמך על נייר ולחתום עליו עם עט, הולך וחולף מן העולם. לכן אין זה מפתיע שארגונים ועסקים רבים בעולם, וגם אצלנו בישראל, כבר משתמשים ביום יום בחתימה דיגיטלית, שמחליפה את החתימה הפיזית.

סיבה ראשונה לעבור לחתימה דיגיטלית היא קלות ונוחות. חתימה דיגיטלית מאפשרת לכל ארגון או עסק לשלוח מסמכים ממוחשבים ללקוח מכל מקום ולכל מקום במגוון דרכים. אם זה באמצעות מייל, SMS וכמובן וואטסאפ. מסמכים אלו נחשבים למסמך מקור, והם בעלי תוקף זהה מבחינה חוקית למסמך מודפס שנחתם באופן פיזי. עבודה בשיטה זו חוסכת זמן יקר ועלויות ומאפשרת שליפת נתונים מהירה בעת הצורך.

עוד סיבה לעבור לחתימה דיגיטלית היא אמינותה ורמת האבטחה הגבוהה שלה. לעמת חתימה פשוטה עם עט על נייר, חתימה דיגיטלית כמעט בלתי אפשרי לזייף. היא מספקת למסמך שלמות ואותנטיות, שומרת על זהותו של המשתמש, ומבטיחה כי המסמך ותוכנו מוגנים מפני זיופים והונאות.

בזכות רמת האבטחה הגבוהה ואמינותה היא משמשת גופים וארגונים רבים הכפופים לרגולציות מחמירות – בתחומי הפיננסים, עריכת דין, חברות ביטוח, נדל"ן וגם גופים ממשלתיים. כן, אפילו רשויות המס עובדות היום עם חתימה דיגיטלית. לכן לא מפתיע, שגם העסקים הבינוניים והקטנים מגלים שכדאי להם לעבור לחתימה דיגיטלית.

למען הסר ספק – אין הבדל. מדובר באותו מונח בדיוק כאשר חתימה דיגיטלית היא למעשה חתימה אלקטרונית.

רגע, אז מהיכן בכל זאת נובע הבלבול במושגים? זה קרה ככל הנראה מפני שבאנגלית היא נקראת DIGITAL SIGNATURE ובעברית הוחלט לכנותה בחוק "חתימה אלקטרונית". כן, עברית שפה יפה אך מסובכת לפעמים… ובשפה עממית אנו עדיין קוראים לה "חתימה דיגיטלית". לכן על אף השוני במינוח, מדובר בפועל באותו דבר.

מה הופך חתימה לדיגיטלית? ובכן, מדובר בסוג של קובץ מוצפן שמצורף למסמך דיגיטלי.
שימוש חכם באלגוריתמים מתמטיים (בשפה מקצועית זה נקרא קריפטוגרפיה אסימטרית) שמוטבעים במסמך בצורה שקופה שלא נראית לעין, מלבד באמצעים אלקטרוניים משוכללים או תוכנה ייעודית. יתרה מכך, הקוד המוצפן הנו ייחודי לכל מסמך ומסמך וכך הוא מונע שאותה חתימה לא תועבר חלילה ממסמך אחד למשנהו.

לחתימה דיגיטלית חשיבות כפולה. תפקיד אחד זה לוודא כי מרגע שחתמו על המסמך לא ניתן לבצע בו שינויים נוספים. אחת הדוגמאות הנפוצות היא חשבונית ממוחשבת – חתימה דיגיטלית מונעת זיופים ומוודאת שלא נעשו שינויים בחשבונית. לדוגמה, לקוח שלכם שהחליט על דעת עצמו להוסיף כמה אפסים בסיומת הסכום שרשמתם על החשבונית. עם חתימה דיגיטלית זה לא יקרה.
מה אם בכל זאת מישהו ינסה לערוך או לשנות מסמך שכבר נחתם בחתימה דיגיטלית? או אז החתימה מיד מוסרת ולא תופיע יותר על המסמך, כך אפשר לדעת שהמסמך עבר שינוי וכבר אינו תקף.

תפקיד נוסף של חתימה דיגיטלית זה לזהות מי האדם שחתם על המסמך. אם למשל מדובר בחוזה, חשוב לדעת את פרטי האדם החתום עליו. חתימה דיגיטלית גם מטביעה על המסמך את זמן ותאריך החתימה. זה מאפשר לאמת את מועד החתימה המדויק ותאריך משלוח המסמך, פרט המחזק את תוקפו המשפטי.

לחתימה דיגיטלית גם חשיבות בהגנת סייבר. עם התפתחות העולם הטכנולוגי גוברים הסיכונים שמערכות ומאגרי מידע עסקיים ייפרצו על ידי האקרים. חתימה דיגיטלית מקטינה משמעותית את הסיכוי שבמקרה וחשבונך העסקי ייפרץ מסמכים חתומים ורגישים יעברו מניפולציות או שינויים ללא ידיעתך. 

בהחלט. בשנת 2001 הוחלט בישראל לעגן בחוק את מעמדה של החתימה הדיגיטלית, ונכנס לתוקפו "חוק חתימה אלקטרונית". מאז ועד היום לחתימה דיגיטלית יש מעמד חוקי, ובתי המשפט בישראל רואים בה חתימה בעלת תוקף מלא.

על פי המצוין בחוק, מסמכים שמאושרים לחתימה דיגיטלית על ידי אימות דו שלבי, הם בעלי מעמד משפטי זהה למסמך שנחתם בחתימה רגילה. במילים אחרות, מסמך דיגיטלי שנחתם דיגיטלית ייחשב מאותו רגע למסמך חוקי לכל דבר ועניין.

החתימה הגרפית הפשוטה, הנפוצה והמוכרת. אותו קשקוש שאנו רגילים לשרבט על צג הטלפון או על הטאבלט של השליח שמסר לנו חבילה. מדובר בסריקה בלבד ומכאן הבעייתיות שהיא יחסית קלה לזיוף ולחיקוי ואין לה כמעט תוקף משפטי. לחתימה מסוג זה רמת אבטחה מינימלית אם בכלל.

החתימה האמינה והבטוחה שנפוצה היום בקרב בעלי העסקים. היא מאפשרת זיהוי בלעדי של החותם ומעקב אחר תוכן המסמך. השיטה המיושמת כאן היא אימות דו שלבי הכולל שני פרמטרים – חתימה המזוהה עם החותם בשילוב קוד ייחודי למסמך. החוק מציין שחתימה מאובטחת אם היא ייחודית לבעל אמצעי החתימה, מזהה את בעל אמצעי החתימה, הופקה באמצעי הניתן לשליטתו הבלעדית של בעל אמצעי החתימה, ומאפשרת לזהות שינוי שבוצע במסמך אלקטרוני לאחר מועד החתימה.

– חתימה שמאחוריה עומד גורם מאשר מוסמך על פי דרישות החוק בישראל. בעל החתימה מקבל תעודה אלקטרונית "מאושרת" שהיא למעשה כרטיס חכם וייחודי לחותם. רק באמצעותו ניתן לחתום על מסמכים באופן דיגיטלי, קצת בדומה למפתח לדלת שאינו ניתן לשכפלו אלא אם ברשותך כרטיס מיוחד.

כיצד תדעו אם לעסק שלכם נדרשת חתימה מאובטחת או מאושרת? החתימה הדיגיטלית המאובטחת עונה על הצורך ברב המקרים, אלא אם מדובר בתאגיד כמו בנק, נוטריון או גוף רשמי אחר. במקרה של ספק, על בעל העסק לברר עם יועץ משפטי ולבדוק אם החוק מחייב אותו בחתימה דיגיטלית מאושרת.  

חתימה דיגיטלית מייעלת את ניהול העסק בהרבה מובנים.
מצאתם את עצמכם עם מדפסת שנתקעה? בלי העט או המשקפיים? עם עומס לקוחות ברגע נתון? רודפים אחרי המנהל לאישורים? שנמשיך?…. ישנם גם תהליכים כמו "סבב חתימות", הנפוץ בארגון גדול או אפילו ועד בית, שיכולים לארוך שבועות עד לקבלת מסמך סופי שבו מופיעות מספר רב של חתימות! ואל תשכחו את המדפים, המגירות והקלסרים שמתמלאים במסמכים וצוברים אבק.

לכן, רוב בעלי העסקים שזמנם יקר עברו מזמן למסמכים ממוחשבים. החל מחשבוניות דרך קבלות, הזמנות, חוזים, הצעות מחיר, תעודות אחריות ומה לא. במקום להמתין למסמכים אלו ימים ולפעמים שבועות, הכל מתרחש היום דרך האינטרנט, בתוך דקות ספורות באמצעות חתימה דיגיטלית. 

כמובן גם הניהול של מסמכים דיגיטליים הרבה יותר קל ונוח דרך מערכות ממוחשבות ותוכנות לניהול העסק – אם זה ניהול הזמנות, קידום תהליכים הדורשים אישור, מעקב אחרי תשלומים, התאמת חשבוניות מול מלאי וכל מה שדורש אינטגרציה שוטפת עם העסק.

חתימה דיגיטלית יכולה לחסוך לעסק אלפי שקלים בחודש, אבל לא רק. מרגע שתעברו לשימוש בחתימה דיגיטלית אתם גם תשפרו את התדמית שלכם ושל העסק – ללקוח יהיה נח לעבוד איתכם, תחשבו לעסק מתקדם וגם ירוק! תרומתכם לשמירה על איכות הסביבה תהיה הודות להפחתה משמעותית בכמות הנייר, בביטול הצורך בשינוע ובהפחתה של הפסולת והזיהום שהם יוצרים.  

כפי שציינו בתחילת המאמר, חתימה דיגיטלית מתאימה לכל סוגי העסקים. אין היום עסק שלא מסוגל להרוויח ולהתייעל משימוש בחתימה דיגיטלית. אם אתם עסק גדול שנדרש להוציא מאות ואלפי מסמכים חתומים בחודש, חתימה דיגיטלית מהווה הבדל של שמיים וארץ עבורכם מבחינת התייעלות וחסכון.

גם אם אתם עסק בינוני, קטן או זעיר, חנות מקוונת או פאב שכונתי, שמפיקים רק מסמכים בודדים מדי חודש ללקוחות ושולחים להם אותם דרך המחשב או הטלפון הנייד – הדרך הנכונה להתנהל היא באמצעות חתימה דיגיטלית. אל תשכחו שגם הלקוחות שלכם מצפים לחוויה דיגיטלית מהירה, נוחה, והכי חשוב – שתהיה מאובטחת.

איך משיגים חתימה דיגיטלית? כדאי שתדעו שלא מדובר בתהליך מסובך או יקר כלל. למעשה, ניתן לרכוש חתימה דיגיטלית מאובטחת באינטרנט או אפילו לייצר בעצמכם אחת כזאת.

לסיכום, חתימה דיגיטלית הפכה לאמצעי פופולרי וזמין שמייעל את ביצועי העסק שלכם. אם חשובים לכם דברים כמו תוקף חוקי ומשפטי, אבטחת מידע, התייעלות עסקית, חיסכון משמעותי בזמן וכסף – חתימה דיגיטלית היא התשובה בשבילכם.