מדריך למשתמש: שליחת קיט חתימה לעובד (Unitask Group)

מדריך זה מיועד למנהלות משאבי אנוש לניהול תהליך שליחת טפסי קליטה וחוזה לעובדים חדשים.

שלב 1: יצירת הלינק האישי של השולחת

בשלב זה אנו מייצרים "מפתח" ייחודי למנהלת ה-HR, כדי שהמערכת תדע לאן להחזיר את המסמכים החתומים.

1. היכנסי לכתובת: יצירת לינק Unitask.
2. בשדה "שולחת הקיט", הקלידי את שמך ובחרי אותו מהרשימה שנפתחת.
3. לחצי על "המשך".
4. בחלון שקופץ, לחצי על "Copy link". כעת הקישור שמור אצלך בזיכרון (Paste).

שלב 2: עדכון פרטי העובד במערכת (GoMixApp)

כדי שהעובד יוכל להזדהות ולמלא את הטופס, עלינו לעדכן את פרטיו במאגר המערכת.

א. הכנת הקובץ:

1. היכנסי לגיליון ה-Google Sheets של העובדים.
2. הוסיפי בשורה חדשה את פרטי העובד (ת.ז, שם וכו')
3. הורידי את הקובץ למחשב: File > Download > Comma Separated Values (.csv).

ב. איתור רשימת העובדים הקיימת:

1. היכנסי ל-Editor GoMixApp.
2. בסרגל העליון, לחצי על אייקון הדגל ושני את השפה לעברית.
3. בתפריט הצדדי בחרי ב**"שירותים"** ואז ב**"מבני נתונים"**.
4. ברשימה שתיפתח, בחרי בטופס ה-"metadata".

ג. טעינת העובד החדש למערכת

1. גללי מטה עד לרכיב שנקרא "CSV – Employees".
2. סמני את תיבת הסימון "Replace?" ולחצי על "Import" כדי לטעון את קובץ ה-CSV שהורדת קודם לכן.
3. גללי חזרה לראש העמוד ולחצי על כפתור "Update Form".

ד. פרסום השינויים

לחצי על כפתור הפרסום כדי לעדכן את הטופס. הכפתור פרסום נראה כמו ענן כתום בסרגל העליון של האתר:

שלב 3: שליחת הקישור לעובד

כעת, כשהמערכת כבר מכירה את העובד, ניתן לשלוח לו את הלינק.

1. פתחי הודעת WhatsApp או מייל לעובד החדש.
2. הדביקי (Paste) את הקישור הייחודי שהעתקת בשלב 1.
3. הנחי את העובד להיכנס לקישור ולהזין את מספר תעודת הזהות שלו כדי להתחיל במילוי הטפסים.