מדריך זה מיועד למנהלות משאבי אנוש לניהול תהליך שליחת טפסי קליטה וחוזה לעובדים חדשים.

שלב 1: יצירת הלינק האישי של השולחת

בשלב זה אנו מייצרים "מפתח" ייחודי למנהלת ה-HR, כדי שהמערכת תדע לאן להחזיר את המסמכים החתומים.

  1. היכנסי לכתובת: יצירת לינק Unitask.
  2. בשדה "שולחת הקיט", הקלידי את שמך ובחרי אותו מהרשימה שנפתחת.
  3. לחצי על "המשך".
  4. בחלון שקופץ, לחצי על "Copy link". כעת הקישור שמור אצלך בזיכרון (Paste).
  5. זהו שלב חד פעמי – הדביקי את הלינק בחתימת המייל "טפסי קליטה לחברת יוניטסק". מעתה, זה הלינק שישלח בכל פעם לעובדים לטובת מילוי הטפסים.
ממשק משתמש של טופס דיגיטלי עם שדה טקסט מודגש ורשימת אפשרויות בחירה, חלק ממערכת שילוט דיגיטלי.
חלון שיתוף טופס עם קישור מאובטח ואפשרות להעתקה, רלוונטי לשילוט דיגיטלי אינטראקטיבי.

שלב 2: עדכון פרטי העובד במערכת (GoMixApp)

כדי שהעובד יוכל להזדהות ולמלא את הטופס, עלינו לעדכן את פרטיו במאגר המערכת.

א. הכנת הקובץ:

  1. היכנסי לגיליון ה-Google Sheets של העובדים.
  2. הוסיפי בשורה חדשה את פרטי העובד (ת.ז, שם וכו')
  3. הורידי את הקובץ למחשב: File > Download > Comma Separated Values (.csv).
צילום מסך של תפריט 'הורדה' בגיליון אלקטרוני, עם אפשרות 'ערכים מופרדים בפסיקים (.csv)' מודגשת.

ב. איתור רשימת העובדים הקיימת:

  1. היכנסי ל-Editor GoMixApp.
  2. בסרגל העליון, לחצי על אייקון הדגל ושני את השפה לעברית.
  3. בתפריט הצדדי בחרי ב**"שירותים"** ואז ב**"מבני נתונים"**.
  4. ברשימה שתיפתח, בחרי בטופס ה-"metadata".
צילום מסך של ממשק ניהול נתונים, מציג טבלה עם שדות כמו 'שם', 'שדות' ו'שינוי אחרון' עבור פלטפורמת שילוט דיגיטלי.

ג. טעינת העובד החדש למערכת

  1. גללי מטה עד לרכיב שנקרא "CSV – Employees".
  2. סמני את תיבת הסימון "Replace?" ולחצי על "Import" כדי לטעון את קובץ ה-CSV שהורדת קודם לכן. ***שימי לב שאת גוללת עד למטה ומעדכנת את החלק של העובדים ולא חלק אחר בטעות
  3. גללי חזרה לראש העמוד ולחצי על כפתור "Update Form".
ממשק ייבוא נתונים עבור שילוט דיגיטלי, כולל אפשרויות ייבוא, החלפה ושדות טקסט מותאמים אישית.
צילום מסך של ממשק משתמש עם כפתור "עדכן טופס" מודגש, חלק ממערכת ניהול תוכן דיגיטלי.

ד. פרסום השינויים

לחצי על כפתור הפרסום כדי לעדכן את הטופס. הכפתור פרסום נראה כמו ענן כתום בסרגל העליון של האתר:

ממשק ניהול נתונים של GoMix App עם כפתור פרסום בענן, המאפשר הפצת תוכן דיגיטלי לשילוט דיגיטלי.

שלב 3: שליחת הקישור לעובד

כעת, כשהמערכת כבר מכירה את העובד, ניתן לשלוח לו את הלינק.

  1. פתחי מייל לעובד החדש ובחרי בחתימה של "טפסי קליטה לחברת יוניטסק".
  2. הנחי את העובד להיכנס לקישור ולהזין את 5 הספרות הראשונות של מספר תעודת הזהות שלו כדי להתחיל במילוי הטפסים.