מדריך זה מיועד למנהלות משאבי אנוש לניהול תהליך שליחת טפסי קליטה וחוזה לעובדים חדשים.
שלב 1: יצירת הלינק האישי של השולחת
בשלב זה אנו מייצרים "מפתח" ייחודי למנהלת ה-HR, כדי שהמערכת תדע לאן להחזיר את המסמכים החתומים.
- היכנסי לכתובת: יצירת לינק Unitask.
- בשדה "שולחת הקיט", הקלידי את שמך ובחרי אותו מהרשימה שנפתחת.
- לחצי על "המשך".
- בחלון שקופץ, לחצי על "Copy link". כעת הקישור שמור אצלך בזיכרון (Paste).
- זהו שלב חד פעמי – הדביקי את הלינק בחתימת המייל "טפסי קליטה לחברת יוניטסק". מעתה, זה הלינק שישלח בכל פעם לעובדים לטובת מילוי הטפסים.
שלב 2: עדכון פרטי העובד במערכת (GoMixApp)
כדי שהעובד יוכל להזדהות ולמלא את הטופס, עלינו לעדכן את פרטיו במאגר המערכת.
א. הכנת הקובץ:
- היכנסי לגיליון ה-Google Sheets של העובדים.
- הוסיפי בשורה חדשה את פרטי העובד (ת.ז, שם וכו')
- הורידי את הקובץ למחשב: File > Download > Comma Separated Values (.csv).
ב. איתור רשימת העובדים הקיימת:
- היכנסי ל-Editor GoMixApp.
- בסרגל העליון, לחצי על אייקון הדגל ושני את השפה לעברית.
- בתפריט הצדדי בחרי ב**"שירותים"** ואז ב**"מבני נתונים"**.
- ברשימה שתיפתח, בחרי בטופס ה-"metadata".
ג. טעינת העובד החדש למערכת
- גללי מטה עד לרכיב שנקרא "CSV – Employees".
- סמני את תיבת הסימון "החלף?" ולחצי על "ייבוא" כדי לטעון את קובץ ה-CSV שהורדת קודם לכן. ***שימי לב שאת גוללת עד למטה ומעדכנת את החלק של העובדים ולא חלק אחר בטעות
- לאחר השינוי יופיעו כפתורים מתחת לטבלה – לחצי על "שמור".
ד. פרסום השינויים
לחצי על כפתור הפרסום כדי לעדכן את הטופס. כפתור הפרסום נראה כמו ענן כתום בסרגל העליון של האתר:
שלב 3: שליחת הקישור לעובד
כעת, כשהמערכת כבר מכירה את העובד, ניתן לשלוח לו את הלינק.
- פתחי מייל לעובד החדש ובחרי בחתימה של "טפסי קליטה לחברת יוניטסק".
- הנחי את העובד להיכנס לקישור ולהזין את 5 הספרות הראשונות של מספר תעודת הזהות שלו כדי להתחיל במילוי הטפסים.